LES FONCTIONNALITÉS DU COMMERCIAL
Gestion de clients
Fiche client détaillée
Affectation de la langue utilisée pour les éditions (Proforma, devis, bon de commande…)
Multi-banques avec RIB (contrôle de RIB débrayable)
Gestion EDI-AGP avec identification par GLN/EAN13
Multiples adresses de livraison avec transporteurs préférentiels par adresse, particularités de livraison (camion hayon, horaires, informations transporteur) et identification par GLN/EAN13
Interlocuteurs multiples avec téléphones, fax direct, email…
Gestion de l’encours financier au client / par centre payeur / par groupe de magasins, possibilité de définir un encours interne avec blocage des livraisons en fonction de celui-ci
Gestion des assurances crédit
Regroupement des clients par centrale d’achat (nationale et régionale)
Type de frais de livraison, seuil franco, tournée de livraison
Gestion de type de clients avec statistiques associées
Gestion du commercial, de l’apporteur d’affaire et du commercial interne
Commissions sur vente par commercial, apporteur d’affaires
Gestion des tarifs de vente (choix d’un tarif, choix d’un tarif de référencement ou tarif particulier, taux de remise, prix nets, remise par palier, RFA…)
Escompte, remise à la ligne, remise bas de facture, régime de TVA, régime TPF
Gestion des provisions sur débours
Affectation comptable et lien de chaque client avec la comptabilité (grand-livre, ventes, règlements…)
Etat d’un client défini par la compta : actif, suspendu, interdit
Statut client et prospect (actif, perdu, disparu)
Gestion des conditions de mailing d’un client
Codification des clients manuelle, automatique ou par code racine
Accès directs avec affichage des quantités pour visualisation :
des commandes, devis, pro forma, confirmation de commande
des bons de préparation, expédition et de livraison
des factures et des avoirs
des informations comptables
des contacts
des appels reçus du client
des derniers prix payés
des remises
des articles livrés/facturés
Gestion et éditions des reliquats de commandes par client avec annulations automatiques
Gestion des règlements clients
Gestion de la franchise de TVA
LISTE DES CLIENTS
La liste des clients se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes)
Plus de 50 recherches préprogrammées (par code, raison, enseigne, centrale…)
Une recherche multi-critères des clients qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code, raison, enseigne, centrale…
Possibilité de tri des clients en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
Possibilité de « nettoyer » des clients de l’écran afin d’avoir une liste qui corresponde à une demande précise
Fonction de remplacement automatique dans plusieurs fiches de zones telles que : centrale, type de client, mode règlements, commissions VRP, Attaché commercial, Agent, etc.
Possibilité de sauvegarder des listes de clients, de commande… sous un nom
(exemple : elle peut correspondre à une liste de magasins), et de les rappeler ultérieurement
Possibilité de visualiser le CA par type de client/département/centrale/commercial
Possibilité d’imprimer depuis la liste des clients une infinité de documents…
Export du fichier client possible vers Excel
Visualisation directe pour une sélection de commande du total livré/total commandé, du total Reste à livrer et du total annulé.
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg….)
GESTION DES COMMANDES
Recherches et tri multi-critères
Statistiques de commandes, livraisons, facturations, règlements de date à date
Création des commandes par lieu de livraison
Duplication de commandes pour une autre date, pour un groupe de magasin, pour une centrale…
Création automatique des commandes par centrale d’achat en mode tableau
Possibilité de créer une commande globale pour un groupe de clients afin de réserver la marchandise et de diminuer la réservation de celle-ci à chaque réception des commandes de chaque magasin (transfert de quantité de la commande globale vers une autre commande (ex : magasin d’un groupement ou d’une centrale)
Création de commandes adaptées aux articles gérés par tailles et par couleurs
Possibilité de saisir des commandes avec les nouvelles ou anciennes références articles (utilisées dans l’ancien système d’information) ou par référence client
Saisie des commandes en mode groupé, possibilité d’affecter automatiquement une quantité à chaque ligne
Multi taux de TVA (20; 19.6 ; 5.5 % ; exo)
Possibilité de gérer des quantités gratuites lors de la prise de commande
Possibilité de gérer des demandes d’échantillons lors de la prise de commande
Transfert de commandes d’un lieu de livraison vers un autre
Gestion des commandes par centrale d’achat
Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes les préparations, livraisons, factures et avoirs associés
Gestion regroupement de commandes en une seule par transfert (identique/modifié) ou duplication (identique/modifiée) de lignes de commande => possibilité d’annuler les reliquats d’une commande antérieure
Gestion des types de commandes (avec priorité de livraisons, publicités, salon, date de livraison impérative, livraison à moyen terme…) => niveau de réservation
Gestion des remises sur les commandes supportant toutes les possibilités de la grande distribution (remise à la ligne, remise par palier, remise centrale, remise implantation, RFA…)
Gestion automatique des anomalies sur commandes (manque de stock, prix de vente inférieur au prix mini, colisage modifié…)
Gestion des saisies d’articles en doublon dans une commande
Recherche du dernier prix payé par le client
Gestion et validation des anomalies (manque de stock, prix)
Transfert et suivi des reliquats
Possibilité d’intégrer dans les commandes de la prestation ou des articles en prévente.
Gestion multi dates de livraison dans une seule et même commande
Gestion des commandes EDI-AGP de vos clients
Intégration des commandes issues de vos commerciaux, EDI-AGP, sites internet, import TXT/XLS, commandes multi-sites, livraison transitaire…..
Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
GESTION ET SUIVI DE LA COMMANDE
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur
GESTION DES ENCOURS
Définition d’un encours par client ou pour un groupe / centrale / client payeur
Gestion des assurances crédit par client avec indication de son statut, des montants autorisés avec gestion si nécessaire d’assurance exceptionnelle sur une période
Possibilité d’indiquer des autorisations internes
Possibilité de bloquer la préparation, les livraisons conditionnées par la valeur de l’encours
Gestion des traites et effets dans le calcul des encours avec respect des dates d’encaissement
Création des écritures comptables par client ou centralisées sur un groupe de clients/ centrale / client payeur
Visibilité dans COLIBASE du justificatif détaillé du solde de chaque client avec indication précise des échéances